Учет персонала в организации

Кадровый учет — это работа по регистрации, учету и мониторингу движения сотрудников компании, которая регламентируется законом. Она подразумевает документальное оформление приема, перевода и увольнения сотрудников, больничных листов, командировок, табеля рабочего времени, отпусков, личных карточек.

Кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации, а также внутренних нормативных актов компании.

Кадровым учетом в компании может заниматься как один сотрудник, так и целый отдел. Сотрудник может совмещать эту деятельность с иными обязанностями. Количество специалистов, которое требуется для полноценного контроля документооборота, зависит от объема работы и других факторов. Решение о нужном количестве сотрудников принимает руководитель организации. Он несет ответственность за надлежащее ведение кадрового учёта.

Специалисты, отвечающие за кадровый учет:

составляют и учитывают документы о приеме на работу, переводах на иные должности, увольнении сотрудников;
ведут воинский учет внутри предприятия;
ведут учет рабочего времени;
готовят отчетную документацию по статистике движения сотрудников;
ведут и учитывают личные дела, карточки сотрудников;
ведут журналы учета кадровых документов;

составляют необходимые ЛНА — штатное расписание, график отпусков, должностные инструкции;
документально сопровождают аттестацию, повышение квалификации, подтверждение квалификации работников;
оформляют взыскания и поощрения работников;
контролируют правильностью ведения учета, актуальность данных;
составляют и знакомят сотрудников с правилами техники безопасности, информацией о материальной ответственности и т. д.;
работают с документацией, которая сопровождает отсутствие сотрудника по причине отпуска, командировки, больничного;
обеспечивают сохранность документации;
собирают статистические данные текучести кадров и готовят мероприятия по устранению негативных тенденций в этой области;
вносят необходимых изменений в кадровые документы.

Порядок этих процедур устанавливается в регламенте кадрового делопроизводства.

Все указанные процедуры удобно вести с помощью специальной системы. Так, ИСУПБ предлагает широкий функционал для тщательного контроля всех процессов.

Модуль “Учет персонала” дает возможность отслеживать изменения в организационной структуре предприятия, в справочнике профессий и должностей, а также в штатном расписании. Также с его помощью можно контролировать сведения о приеме работников и их увольнении с предприятия, вести учет и контроль перевода работников внутри организации, создавать различные комиссии в соответствии с законодательством, локальными правилами и приказами руководителя.

Система предназначена для:

учета специалистов;
контроля рабочего времени;
учета направлений деятельности;
учета основных параметров предприятия;
отслеживания кадровых перемещений, приема и увольнения;
ведения справочников, которые требуются для формирования штатного расписания;
ведения штатного расписания;
составления электронных карточек сотрудников;
учёта комиссий, которые участвуют в мероприятиях по различным направлениям деятельности организации.

Удобный онтроль приема, увольнения персонала и всех кадровых перемещений Ведение штатного расписания предприятия Простое формирование комиссий Учет сотрудников предприятия

Специальный раздел дает возможность удобно отслеживать все изменения в составе штата сотрудников, штатном расписании и кадровые перемещения. Это значительно упрощает работу кадровиков, составляющих табели, ведущих штатное расписание, и работников бухгалтерии, занимающихся расчетом заработной платы.

К каждой должности в программе “прикрепляются” виды медосмотров, обучений, СИЗ и СиОС в соответствии с внутренними нормами и требованиями организации для автоматического создания учетной карточки каждого работника.

Создание комиссий, изменение их состава (председатель и члены комиссии). В дальнейшем эта информация может быть использована в случае выгрузки и автоматического заполнения документов в системе.

Возможности системы позволяют вести и осуществлять автоматический и систематический перенос сведений о персонале предприятия в ИСУПБ Техэксперт.

При большой текучке кадров на предприятии и ручной актуализации данных по перемещению персонала велик риск, что нормы и требования по охране труда работников будут выполнены не вовремя либо совсем не исполнены.

Система позволяет вести контроль сведений о действующих и уволенных сотрудниках предприятия. Данные о работнике хранятся в его учетной карточке и делятся на следующие группы:

личные данные;
кадровые перемещения;
данные о прохождении медосмотров;
данные о прохождении обучения;
данные об условиях труда на рабочем месте работника;
данные о потребности в средствах индивидуальной защиты;
индивидуальный план мероприятий;
происшествия с участием сотрудника.

Вся эта информация заполняется при приеме на работу на основании документов, предоставленных при трудоустройстве.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли интегрировать ИСУПБ с установленной ранее кадровой системой предприятия?

В процессе внедрения системы возможна интеграция с системами для получения информации о структуре организации, перемещениях и штатном расписании.
ЗАДАТЬ ВОПРОС
Какие сведения о работниках хранятся в учетной карточке?

В учетной карточке работника есть следующие сведения: личные данные, кадровые перемещения, информация о прохождении медосмотров, обучения, об условиях труда на рабочем месте работника, а также о необходимости в средствах индивидуальной защиты.
ЗАДАТЬ ВОПРОС
Какие задачи позволяет решить внедрение такого модуля на предприятии?

Благодаря системе можно оперативно получать информацию об изменениях в штатном расписании и кадровых перемещениях. Доступна она всем заинтересованным лицам. Автоматически отображаются переводы на другие должности и оперативно принимаются решения о последующей работе с переведенным сотрудником.
ЗАДАТЬ ВОПРОС

Этапы работы

1Предпроектное обследование
Первичный анализ существующих бизнес-процессов Заказчика в области производственной безопасности.

По результатам анализа вы получите:
- отчет с описанием этапов реализации будущего проекта;
- сроки реализации проекта;
- предварительный расчет стоимости проекта внедрения ИСУПБ.
2Помощь в разработке технического задания

Совместно с Заказчиком мы дорабатываем техническое задание максимально удовлетворяющее задачам и целям Заказчика.
3Коммерческое предложение
На основе разработанного и утвержденного Заказчиком технического задания формируем индивидуальное коммерческое предложение.

В коммерческом предложении отражены:
- календарный план-график;
- детальный объем работ согласно технического задания;
- конечная стоимость проекта.
4Внедрение «ПОД КЛЮЧ»
Самый большой и важный этап в жизненном цикле проекта. Результат внедрения – передача ИСУПБ в промышленную эксплуатацию.

В рамках внедрения мы проводим:
- обследование бизнес-процессов;
- адаптацию ИСУПБ под задачи Заказчика;
- настройку интеграции со смежными системами;
- миграцию данных Заказчика;
- опытную эксплуатацию для фокус-группы Заказчика;
- обучение всех пользователей;
- передачу системы в промышленную эксплуатацию.
5Сопровождение
Это комплекс услуг, оказываемых на регулярной основе, и предназначенный для поддержания и развития внедренного решения.
- включение нового и актуализация существующего контента;
- разработка новых модулей;
- расширение и апгрейд существующей функциональности;
- внесение в систему новых данных Заказчика;
- консультационная и техническая поддержка.
6Развитие системы
Мы будем рады продолжить взаимодействие с вами по автоматизации других направлений деятельности и созданию единой платформы с управлением процессами и мгновенной аналитикой в одном окне.

Возможные области дальнейшего сотрудничества:
- управление качеством;
- управление транспортом;
- управление метрологией;
- управление работами повышенной опасности;
- управление ГО и ЧС;
- управление ТОИР;
- автоматизация других процессов по согласованию с Заказчиком.

Учет персонала в организации

Часто задаваемые вопросы

Этапы работы

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ НА ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ

Другие модули

Учет персонала

Узнать стоимость проекта