Киров
  • г. Киров, ул. Воровского, 78а
  • Пн-Пт с 8:00 до 17:00
  • info@isu-pb.ru
Главная Статьи Автоматизация процесса обеспечения работников СИЗ. Электронная карточка учета выдачи спецодежды.

Автоматизация процесса обеспечения работников СИЗ. Электронная карточка учета выдачи спецодежды.

ООО "Информпроект"
62

Очень часто у специалиста по охране труда возникают вопросы, связанные с процессом обеспеченности сотрудников спецодеждой, специальной обувью и другими СИЗ: 

  • Как автоматизировать учет выдачи спецодежды?
  • Как обеспечить (настроить) взаимосвязь между всеми участниками процесса обеспечения работников СИЗ (утверждение Внутренних норм, расчет потребности на время бюджетирования, закупка, приемка, выдача, списание, ремонт, стирка)?
  • Как отследить, чтобы каждый сотрудник был обеспечен спецодеждой в нужное время, в соответствии с нужными размерами и гендерными признаками?
  • Как обеспечить закупку СИЗ по нормам и необходимости (не закупать лишнего, не «замораживать деньги на складе»).
  • Как отследить срок действия сертификата или декларации соответствия на каждую выданную работникам партию СИЗ?  
  • Как избавится от бумажного документооборота? 
  • Как организовать ведение электронной карточки выдачи СИЗ?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В каждой организации, на каждом предприятии работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки и должным образом. Выдача сотрудникам спецодежды и приемка от них спецодежды регистрируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?


      Личная карточка учета выдачи СИЗ – это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты» (с изменениями на 12 января 2015 года) и является единой, обязательной для всех.


      Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами (ТОН). Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О., табельный номер, дата поступления на работу, должность и подразделение, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи. Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и личной подписи получившего и принявшего СИЗ.

Отдельно хочется сказать о ТОН. Пока, в ближайшее время они продолжают действовать. Но в ближайшее время будет осуществлен переход на Единые типовые нормы (ЕТН). Переходный период продлится предположительно продлится 3-5 лет с апробацией в рамках пилотного проекта в отдельном регионе или отрасли.И только после «обкатки» на производствах будет внедрен повсеместно. В основе перехода на ЕТН выдачи СИЗ лежит провозглашенный Правительством РФ «Риск-ориентированный подход». Работодатель с введением ЕТН, по своему усмотрению, на основании проведенной им «Оценки рисков на предприятии», может выбрать нужные виды, типы и класс защиты СИЗ из предложенного перечня. Утвердить «Внутренние нормы» для работников своего производства, учитывая его конкретные особенности и риски.

Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?


       В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и СИЗ можно в электронном виде.


       При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.


       В программе ИСУПБ в блоке «Управление СИЗ и СиОС» отлажен механизм ведения личной карточки учета выдачи СИЗ и СиОС в электронном виде. Программа ИСУПБ позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, после занесения необходимой информации в систему на основании утвержденных на предприятии документов, ТОНов и других данных касающихся сотрудников.

Контролируемые события:

  • Выдача СИЗ и СиОС сотрудникам;
  • Сроки выдачи СИЗ и СиОС;
  • Сроки действия сертификатов.

Данные, которыми оперирует система:

  • Внутренние нормы СИЗ и СиОС;
  • Типы размеров для видов СИЗ;
  • Размерные ряды сотрудников;
  • Сроки и количество выданного;
  • Личные карточки учета выдачи СИЗ и СиОС;
  • Расчет потребности в приобретении СИЗ и СиОС на любой момент времени.


Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе ИСУПБ в блоке «Управление СИЗ и СиОС»:

1. На первом этапе необходимо заполнить раздел «Внутренние нормы». В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества, изделие СИЗ, количество в определенный период, признак «Дежурный», признак «До износа», срок выдачи.

2. Для анализа и планирования потребности в выдаче СИЗ и СиОС должны быть заполнены:

  • Справочники «Виды изделий и средств»«Типы изделий и средств»«Единицы измерения»;
  • Внутренние нормы выдачи СИЗ;
  • Сведения о выданных сотрудникам изделиях и средствах защиты.

Выбор данных для анализа осуществляется по сочетанию следующих атрибутов:

  • Дата;
  • Структурное подразделение;
  • Вид изделия и средства;
  • Тип изделия и средства.

Вывод данных осуществляется на вкладках:

  • Сводная – отображаются данные сгруппированные по типу изделия или средства;
  • Детальная — отображаются данные по типу изделия или средства с разбивкой по структурным подразделениям.

Данный раздел помогает нам автоматически сформировать список сотрудников и список необходимой спецодежды, в соответствии с ранее установленными нормами. 

3. Следующим этапом оформляем выдачу, для этого заполним раздел «Выданные изделия и средства».Полностью соответствует утвержденной форме Личной карточке учета выдачи СИЗ.

После заполнения документа в системе можно распечатать бухгалтерскую «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7», номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.

Переход на электронный учет спецодежды и ведение электронных личных карточек выдачи способствует:

  • минимизации временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек выдачи СИЗ;
  • снижению вероятности возникновения ошибок в процессе планировании и выдачи спецодежды;
  • появлению возможности оперативного планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ, на любой заданный период;
  • существенному сокращению затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда, за счет снижения ненужных запасов СИЗ;
  • значительному сокращению штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.

Управление и ведение процесса обеспеченности спецодеждой сотрудников не должно вызывать проблем, задайтесь целью минимизировать ведение документооборота в бумажном виде, перейти к автоматизации процесса учета, автоматизации процесса выдачи СИЗ и программа ИСУПБ поможет Вам в этом!