Автоматизация процесса обеспечения работников СИЗ. Электронная карточка учета выдачи спецодежды.

Очень часто у специалиста по охране труда возникают вопросы, связанные с процессом обеспеченности сотрудников спецодеждой, специальной обувью и другими СИЗ: 

• Как автоматизировать учет выдачи спецодежды?
• Как обеспечить (настроить) взаимосвязь между всеми участниками процесса обеспечения работников СИЗ (утверждение Внутренних норм, расчет потребности на время бюджетирования, закупка, приемка, выдача, списание, ремонт, стирка)?
• Как отследить, чтобы каждый сотрудник был обеспечен спецодеждой в нужное время, в соответствии с нужными размерами и гендерными признаками?
• Как обеспечить закупку СИЗ по нормам и необходимости (не закупать лишнего, не «замораживать деньги на складе»).
• Как отследить срок действия сертификата или декларации соответствия на каждую выданную работникам партию СИЗ?  
• Как избавится от бумажного документооборота? 
• Как организовать ведение электронной карточки выдачи СИЗ?

В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан обеспечить работников спецодеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты. В каждой организации, на каждом предприятии работодатель обязан организовать учет и контроль за выдачей работникам СИЗ в установленные сроки и должным образом. Выдача сотрудникам спецодежды и приемка от них спецодежды регистрируется записью в личной карточке учета выдачи СИЗ.

Рассмотрим, что же такое личная карточка учета выдачи СИЗ?

      Личная карточка учета выдачи СИЗ – это утвержденный документ, используемый для учета и регистрации факта установки норм, факта выдачи и возврата спецодежды. Форма личной карточки учета выдачи СИЗ утверждена «Приказом Минздравсоцразвития РФ» от 01.06.2009 г. № 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты» (с изменениями на 12 января 2015 года) и является единой, обязательной для всех.

      Личная карточка заполняется на каждого сотрудника организации, которому необходимо выдать СИЗ, в соответствии с установленными типовым отраслевым нормами (ТОН). Лицевая сторона карточки хранит информацию о данных сотрудника (Ф.И.О., табельный номер, дата поступления на работу, должность и подразделение, данные о размерах), информацию о наименовании пункта типовых отраслевых норм, информацию об установленных нормах выдачи СИЗ, информацию о количестве и периодичности выдачи. Оборотная сторона личной карточки отражает информацию о наименовании СИЗ, о дате и количестве выданной и возращенной СИЗ, отражает номера сертификатов или деклараций соответствия, и личной подписи получившего и принявшего СИЗ.

Отдельно хочется сказать о ТОН. Пока, в ближайшее время они продолжают действовать. Но в ближайшее время будет осуществлен переход на Единые типовые нормы (ЕТН). Переходный период продлится предположительно продлится 3-5 лет с апробацией в рамках пилотного проекта в отдельном регионе или отрасли.И только после «обкатки» на производствах будет внедрен повсеместно. В основе перехода на ЕТН выдачи СИЗ лежит провозглашенный Правительством РФ «Риск-ориентированный подход». Работодатель с введением ЕТН, по своему усмотрению, на основании проведенной им «Оценки рисков на предприятии», может выбрать нужные виды, типы и класс защиты СИЗ из предложенного перечня. Утвердить «Внутренние нормы» для работников своего производства, учитывая его конкретные особенности и риски.

Как автоматизировать и упростить процесс учета выдачи спецодежды?

       В настоящее время п. 13 «Приказа Минздравсоцразвития России» от 1 июня 2009 г. № 290н установлено, что вести учет личных карточек выдачи спецодежды и СИЗ можно в электронном виде.

       При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, информирующей о получении, регистрируется информация о документе выдачи, содержащем подпись сотрудника. Данный документ может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, обобщающей информацию о выдаче для нескольких сотрудников.

       В программе ИСУПБ в блоке «Управление СИЗ и СиОС» отлажен механизм ведения личной карточки учета выдачи СИЗ и СиОС в электронном виде. Программа ИСУПБ позволяет сформировать личную карточку по каждому сотруднику, после занесения необходимой информации в систему на основании утвержденных на предприятии документов, ТОНов и других данных касающихся сотрудников.

Контролируемые события:

• Выдача СИЗ и СиОС сотрудникам;
• Сроки выдачи СИЗ и СиОС;
• Сроки действия сертификатов.

Данные, которыми оперирует система:

• Внутренние нормы СИЗ и СиОС;
• Типы размеров для видов СИЗ;
• Размерные ряды сотрудников;
• Сроки и количество выданного;
• Личные карточки учета выдачи СИЗ и СиОС;
• Расчет потребности в приобретении СИЗ и СиОС на любой момент времени.

Рассмотрим алгоритм создания электронной личной карточки в программе ИСУПБ в блоке «Управление СИЗ и СиОС»:

1. На первом этапе необходимо заполнить раздел «Внутренние нормы». В программе предусмотрена возможность установки норм на подразделения, на профессии, на отдельные рабочие места, на конкретных сотрудников, на вредные факторы и на вредные вещества, изделие СИЗ, количество в определенный период, признак «Дежурный», признак «До износа», срок выдачи.

2. Для анализа и планирования потребности в выдаче СИЗ и СиОС должны быть заполнены:

• Справочники «Виды изделий и средств», «Типы изделий и средств», «Единицы измерения»;
• Внутренние нормы выдачи СИЗ;
• Сведения о выданных сотрудникам изделиях и средствах защиты.

Выбор данных для анализа осуществляется по сочетанию следующих атрибутов:

• Дата;
• Структурное подразделение;
• Вид изделия и средства;
• Тип изделия и средства.

Вывод данных осуществляется на вкладках:

• Сводная – отображаются данные сгруппированные по типу изделия или средства;
• Детальная – отображаются данные по типу изделия или средства с разбивкой по структурным подразделениям.

Данный раздел помогает нам автоматически сформировать список сотрудников и список необходимой спецодежды, в соответствии с ранее установленными нормами. 

3. Следующим этапом оформляем выдачу, для этого заполним раздел «Выданные изделия и средства».Полностью соответствует утвержденной форме Личной карточке учета выдачи СИЗ.

После заполнения документа в системе можно распечатать бухгалтерскую «Ведомость учета выдачи спецодежды МБ-7», номер и дата которой будут отражаться в электронной личной карточке выдачи СИЗ, в графе «подпись получившего», сотруднику остается только расписаться в ведомости учета спецодежды.

Переход на электронный учет спецодежды и ведение электронных личных карточек выдачи способствует:

• минимизации временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек выдачи СИЗ;
• снижению вероятности возникновения ошибок в процессе планировании и выдачи спецодежды;
• появлению возможности оперативного планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ, на любой заданный период;
• существенному сокращению затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда, за счет снижения ненужных запасов СИЗ;
• значительному сокращению штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.

Управление и ведение процесса обеспеченности спецодеждой сотрудников не должно вызывать проблем, задайтесь целью минимизировать ведение документооборота в бумажном виде, перейти к автоматизации процесса учета, автоматизации процесса выдачи СИЗ и программа ИСУПБ поможет Вам в этом! 

Что указывается в электронной карточке учета выдачи СИЗ?

Электронная форма карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты. В ней вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, в котором есть личная подпись работника.

В Федеральном законе от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» указывается, что слова индивидуальный и персонифицированный употребляются как синонимы. Значит, карточки учета выдачи СИЗ в электронной форме должны оформляться на каждого работника с указанием сведений о нём. Это и будет являться персонификацией работника, то есть указание конкретных сведений о конкретном работнике.

Штрафы за нарушение норм выдачи СИЗ

Законом предусматривается, что работодатель должен выдать за собственный счет своим сотрудникам СИЗ и обеспечить ее надлежащее состояние (например, путем ремонта, химчистки или замены). Правила выдачи и пользования работникам СИЗ распространяются на всех работодателей — юридических и физических лиц всех форм собственности. Невыдача работникам СИЗ предполагает штраф.

Если в организации нарушаются сроки использования и выдачи СИЗ, ответственность оценивается в сумму от 30000 до 50000 рублей. Если возникнет повторное нарушение, то руководитель может быть отстранен от занимаемой должности сроком от 1 года до 3 лет.

Преимущества ведения учета СИЗ электронно

Что вы получите благодаря автоматизации системы учета СИЗ?

• уменьшение риска возникновения ошибок при планировании и выдаче спецодежды;
• появление возможности планирования по количеству и виду номенклатуры СИЗ на любой период;
• минимизация временных затрат на заполнение, внесение данных, ведение личных карточек;
• сокращение затрат на выполнение мероприятий по реализации процедур в области охраны труда благодаря уменьшению ненужных запасов спецодежды;
• сокращение частоты и размеров штрафов от надзорных организаций за нарушения в области охраны труда.

В программе ИСУПБ полностью отлажен механизм ведения личной карточки спецодежды и СИЗ в электронном виде.

Программа ИСУПБ дает возможность сформировать личную карточку по каждому сотруднику посредством нажатия всего одной кнопки после внесения необходимой информации в документах.

При ведении личной карточки учета выдачи СИЗ в электронном виде вместо подписи сотрудника, которая является подтверждением получения, регистрируется информация о документе выдачи. Он может быть оформлен в виде ведомости учета выдачи спецодежды, которая обобщает информацию о выдаче СО и СИЗ для нескольких сотрудников.