Организационная структура предприятия – организация работы персонала на производстве

Эффективность работы организации непосредственно зависит от выбора организационной структуры. Определение уровней управления, функционального разделения и процедур взаимодействия между вертикальными и горизонтальными блоками является очень важным. Хорошо организованная оргструктура способствует эффективному достижению целей, прибыли и развитию организации.

Что такое организационная структура?

Организационная структура — это схема, по которой сотрудники, отделы и подразделения взаимодействуют между собой. Она определяет ответственность каждого сотрудника, коммуникацию между ними, постановку задач и процесс принятия решений.

Основная цель оргструктуры — создать понятную схему работы и координацию действий всех участников. Это важно для всей организации, поскольку позволяет:

1. Определить зоны ответственности. Оргструктура показывает, кто отвечает за конкретные области. Отделы несут ответственность за свои ошибки и получают похвалу за достижение поставленных целей.
2. Распределить обязанности. С учетом продуманной организационной структуры сотрудники выполняют задачи в соответствии с их уровнем и функциональностью: финансовый директор не будет заниматься заполнением налоговой декларации 6-НДФЛ, а инженер — продажей товаров. Задачи не дублируются, исключается перегрузка или недостаток работы.
3. Формировать потребность в сотрудниках. Организационная структура указывает, какие задачи требуют дополнительного персонала, какие специалисты перегружены, какие компетенции отсутствуют у сотрудников. Это помогает оптимизировать штат и ресурсы.
4. Установить порядок коммуникации. Оргструктура предоставляет представление о подчиненности: кто и на каком уровне принимает решения, назначает задачи и как взаимодействуют отделы и их руководители.
5. Увидеть перспективы карьерного роста. Благодаря правильно построенной модели сотрудники могут видеть возможности вертикального и горизонтального развития своей карьеры.

Каждая организация может разработать уникальную организационную структуру. Для частных компаний нет требований на уровне закона, поэтому они могут самостоятельно формировать свою структуру, опираясь на свои цели и потребности. Однако некоторым учреждениям и государственным предприятиям требуется соответствие оргструктуры законодательству, например, в случае прокуратуры и пожарной охраны.

Особенности формирования эффективной организационной структуры предприятия

При построении эффективной оргструктуры важно руководствоваться основными принципами группировки сотрудников и процессов. Одним из таких принципов является функциональность, при которой блоки структуры могут быть сгруппированы в соответствии с их функциями, знаниями и навыками. Также оргструктура может быть ориентирована на рынок с учетом отрасли, целевой аудитории, региона и т.д.

При определении оргструктуры и взаимодействий между элементами также учитываются стандарты процессов и нюансы взаимоотношений в реализации властных полномочий. 

Для эффективной координации работы между подразделениями определяются стандарты рабочих процессов и результаты, процедуры согласования и контроля выполнения поставленных задач. Распределение обязанностей осуществляется на основе квалификации работников.

Основными элементами, влияющими на формирование оргструктуры компании, являются:

1. Управление — человек или группа людей, принимающих решения.
2. Правила работы, регламентирующие процессы и порядок действий в организации.
3. Бизнес-процессы, определяющие последовательность выполнения поставленных задач.
4. Формальное и неформальное распределение труда, которое определяет, какие задачи выполняются внутри компании и каким образом.

Зачем нужна разработка организационной структуры

Разработка оргструктуры необходима для обеспечения эффективности всех процессов в компании. Правильно спроектированная модель управления и работы позволяет повысить конкурентоспособность продукции или услуг, а также обеспечить прибыльность бизнеса.

Правильно выстроенная оргструктура обеспечивает следующие преимущества:

1. Ясное понимание порядка принятия решений и взаимодействия между подразделениями и отдельными сотрудниками.
2. Упорядочение всех процессов и их участников, что способствует более эффективной работе организации.
3. Группировка структурных единиц по определенным характеристикам, что облегчает управление и координацию.
4. Исключение дублирования функциональных обязанностей и установление четкого распределения полномочий и обязанностей между сотрудниками с учетом их знаний, навыков и опыта.
5. Формирование перечня специалистов, определение уровня их квалификации и должностных обязанностей.

Правильно спроектированная оргструктура позволяет создать эффективную систему управления, сократить издержки и повысить производительность. Она обеспечивает оптимальное взаимодействие между подразделениями и сотрудниками, а также способствует достижению поставленных целей и успеху организации в конкурентной среде.

Виды организационных структур

Собственники создают организации с различными целями, видами деятельности, местоположением и численностью персонала. При выборе организационной структуры следует учитывать все эти факторы. Существует несколько стандартных типов оргструктур, но их можно адаптировать и изменять по ходу работы. Рассмотрим основные виды со всеми их преимуществами и недостатками.

Линейная 

Это самая простая, но не всегда оптимальная структура. В ней имеется один главный руководитель, обычно генеральный директор, а его подчиненные – другие начальники, управляющие своими небольшими группами сотрудников.

Такую модель обычно используют малые компании, у которых нет отдельных подразделений, а их деятельность ограничивается узкой сферой. Например, кондитерские, мастерские, маркетинговые агентства, клининговые компании и т.д.

Функциональная 

Это также популярный и простой тип. В отличие от линейной, функциональная структура предполагает четкую специализацию каждого подразделения. Она строится по горизонтали, а не по вертикали. В этом случае также присутствуют главный руководитель и директора, но они разделены по различным функциональным областям, таким как маркетинг, производство, финансы, логистика, бухгалтерия и другие.

Этот тип оргструктуры больше подходит компаниям, которые занимаются несколькими видами деятельности или предлагают широкий спектр товаров, работ и услуг. Функциональная система особенно подходит для компаний, где важна тесная координация между отделами.

Линейно-функциональная

Объединяет элементы линейной и функциональной структур. В ней есть генеральный директор, функциональные руководители и линейная иерархия внутри каждого отдела. Функциональные руководители ставят задачи для линейных руководителей, которые передают их исполнителям.

Такая модель применяется компаниями, для которых актуальны разносторонние процессы, а не только производственные операции.

Дивизиональная

Эта структура предусматривает наличие генерального директора, ответственного за стратегическое планирование, и выделение подразделений (дивизионов), каждый из которых имеет своего руководителя, отвечающего за оперативную деятельность.

Дивизионы могут быть организованы по разным признакам — виды продукции, целевая аудитория или местоположение. Каждый дивизион имеет некоторую степень автономии, но все они подчиняются центральному органу управления. Такая модель подходит компаниям с несколькими видами деятельности, имеющим множество филиалов и четкую сегментацию клиентов.

Матричная

Матричная модель является гибкой, но сложной в реализации. Это комбинация функциональной и дивизиональной структур. В данном случае сотрудники одновременно подчиняются руководителю проекта и своим функциональным руководителям.

Такая модель применяется крупными компаниями, которым требуются дополнительные руководители, отвечающие за разработку продуктов или реализацию проектов. Матричная структура нередко применяется в сферах авиационного и электронного производства, а также в отраслях высоких технологий.  

Другой вариант оргструктуры, подходящий для деятельности в области инноваций, разработок и исследований — проектная.

В данном случае для каждого проекта назначается свой руководитель и группа специалистов, включающая маркетологов, дизайнеров, менеджеров, программистов, экономистов и инженеров — точный тип и количество специалистов зависит от характера проекта. Нередко проектные команды создаются временно и распускаются после достижения целей.

Этапы построения организационной структуры предприятия

Построение эффективной организационной структуры предприятия – сложный процесс, включающий несколько этапов, каждый из которых имеет свою задачу. 

Этап 1: Определение стратегии компании

Первый шаг – определение стратегии развития предприятия. Необходимо:

• сформулировать конкретные цели;
• изучить рынок, конкурентов и потребителей;
• определить сильные и слабые стороны компании;
• разработать стратегию продвижения. Обычно она разрабатывается на пятилетний период и определяет методы достижения поставленных целей.

Этап 2: Выделение основных бизнес-процессов

Важно выделить основные процессы, которые уже существуют в компании. Необходимо изучить деятельность подразделений. Затем определить, каких процессов не хватает. Ориентируйтесь на задачи, стоящие перед компанией. Для каждого бизнес-процесса необходимо сформулировать результат, который может быть измерен в цифрах или фактах. Зная этот результат, можно определить необходимые ресурсы для его достижения.

Этап 3: Определение зон ответственности

На этом этапе определяется, кто принимает ключевые решения в компании. В случае больших организаций руководитель не может один принимать все решения. В зависимости от функциональных областей создаются подразделения. Например, совет директоров, кадровая служба, отдел продаж, производственные подразделения, отдел по связям с общественностью, бухгалтерия, финансовый отдел и служба контроля качества. Каждое подразделение создается с учетом конкретных задач, стоящих перед компанией. Четко определите обязанности каждого подразделения и количество сотрудников, необходимых для решения различных задач.

Этап 4. Определение функций

После создания подразделений необходимо определить их функции. Для этого требуется ответить на ряд вопросов:

• Какой продукт или услуги будет предлагать компания и как будет организован процесс сбыта?
• Какая сфера как основная будет определять работу всего предприятия?
• Где будут располагаться головной офис и филиалы компании?
• Каковы характеристики целевой аудитории и как будет осуществляться взаимодействие с потребителями?

Отделы должны иметь разные функции, чтобы ресурсы предприятия использовались рационально.

Этап 5. Определение способов взаимодействия звеньев

Структурным единицам могут потребоваться данные и информация из других отделов. Необходимо заранее продумать методы получения и обмена информацией. Изоляция одного звена от других может привести к проблемам в работе всей компании.

Этап 6. Согласование и документальное закрепление

Организационная структура должна быть согласована со всеми заинтересованными сторонами, должны быть разработаны официальные документы, в которых фиксируются все детали. Важно указать функции каждого звена и определить степень ответственности руководителей.

Формирование модели управления предприятием лучше проводить до начала его деятельности. Важно учитывать стратегические цели и направление развития бизнеса. Оргструктура должна способствовать достижению поставленных задач. Тщательно продуманная схема управления поможет повысить скорость принятия решений, а также увеличить конкурентоспособность компании.

Уважаемые коллеги, в последующих статьях мы расскажем вам о различных функциях в области производственной безопасности, которые возложены на работников организации в зависимости от категории. А также о том, какие процедуры (процессы) происходят на предприятии в рамках функционирования Системы управления охраны труда.