Перечень документов по охране труда в организации: как подготовить, с чего начать?

Трудовой Кодекс, Порядок обучения № 1/29, правила выдачи спецодежды, приказ Минтруда России № 438н о создании системы управления охраной труда и многое другое распространяются на все организации. Но везде есть свои нюансы, как и в любом другом виде деятельности, куда добавляются свои отраслевые нормативно-правовые акты, но в целом документы у всех одни и те же. 

Документы

Почему так важно, чтобы были все документы по охране труда в организации? Все просто: во-первых, самое очевидное – нет штрафов, во-вторых, специалист наличием полного перечня подтверждает свою квалификацию и экспертность, и в-третьих, если разработано все, что требуется, это значит работникам созданы максимально возможные безопасные условия труда.

Специалист знает, что должно быть, он контролирует и настаивает на выполнении требований нормативных актов, поэтому все взаимосвязано и одно без другого существовать не может.

А четкого, понятного для начинающего специалиста списка нет, и в каждом из нормативно-правовых актов есть свои требования к документации, которая должны быть в организации. 

И обязательно нужно учитывать специфику компании, брать в учет отраслевые правила, масштабы, потому как количество бумаг для небольшого ООО в разы меньше, чем для организации, состоящей из 1000 сотрудников. Но даже если в штате всего несколько сотрудников, небольшой пакет должен быть, к примеру, обучение распространяется абсолютно на всех работодателей.

Нормативные документы по охране труда

Все нормативные документы берут свое начало с Трудового Кодекса, он регламентирует и регулирует права и обязанности работника и работодателя после подписания трудового договора.

Если рассматривать ТК РФ, то выделен раздел 10, где все требования охраны труда систематизированы. Но есть такой нюанс: в нем сказано, что нужно выполнять обязательно, а как это реализовать на практике — нет.

Для того, чтобы разъяснить, как обеспечить создание безопасных условий на предприятии работодателю, есть:

• законы;
• приказы;
• постановления;
• ГОСТы;
• Технические регламенты Таможенного союза;
• СанПиНы.

В ст. 22 ТК РФ четко обозначено, что работодатель в процессе своей работы должен соблюдать и руководствоваться в первую очередь Трудовым Кодексом и другими нормативно-правовыми актами РФ.

Пакет документов по охране труда в организации

Как и нормативные документы, локально-нормативные акты, входящие в перечень документации в организации, у каждого свои, но “скелет” у всех один.

Из ниже представленного перечня могут исключаться, например, приказ о назначении ответственных лиц за организацию погрузо-разгрузочных работ, если у вас офисная компания и такая деятельность не осуществляется.

Документов, необходимых для любой организации очень много и запутаться начинающему специалисту очень легко, особенно если вы строите систему с нуля.

Разрабатывать весь пакет долго, нудно и утомительно, но вполне посильно, поэтому запаситесь терпением и трудолюбием и результат обязательно даст о себе знать при проверке ГИТ. 

Разработка

Для чего необходима полная, исчерпывающая разработка документации? Примеров очень много, например, произойдет несчастный случай или придет инспектор с плановой проверкой, а вы не можете предоставить карточку выдачи СИЗ на одного из сотрудников. Штраф будет приличный, гораздо выше себестоимости самой спецодежды.

На должностное лицо размере от 20 до 30 тысяч рублей, а на работодателя — от 130 до 150 тысяч рублей (п. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Поэтому все основные документы должны готовиться своевременно и не “спустя рукава”, потому как один небольшой пробел и штраф у вас “в кармане”. Например, пропустил сотрудник подпись в личной карточке смывающих и обезвреживающих средств – штраф 130 000 рублей. 

Судиться, конечно можно, и доказывать свою правоту, но можно ведь сразу основательно подойти к оформлению документов и их своевременному контролю в части ведения и заполнения. Тех же журналов инструктажей, журнала трехступенчатого контроля, который так часто ленятся вести руководители подразделений. 

Хранение

Документы не только важно правильно разработать, использовать, но и хранить, а с 18.02.2020 года вступил в силу Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 “Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения”. И автоматически утратил силу приказ Министерства культуры РФ от 25.08.10 № 558.

Данный приказ содержит перечень бухгалтерских, кадровых документов, которые также касаются и охраны труда, и сроки хранения на предприятии. 

Специалистам важно ознакомиться с разделом 7.3. «Охрана труда» приказа Росархива № 236 от 20.12.2019г., потому как в нем содержится информация по хранению материалов СОУТ, медосмотров, обучения, касательно несчастных случаев и профзаболеваний, все, что касается документации по спецодежде, нарядов-допусков и так далее.

А также, нелишним будет узнать, что вступил в силу отдельный Приказ Росархива № 237 от 20.12.2019г., который утверждает Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и вступил в действие с 25.02.2020 года. 

Хранение — немаловажный момент, потому как даже по происшествию десятка лет, например, решит сотрудник, который согласился на травму в быту, хотя по факту получил ее на производстве, подать жалобу, и вам может понадобиться всего лишь один протокол обучения или вовремя подготовленная докладная записка, поэтому ознакомьтесь с данными приказами и обязательно руководствуйтесь ими в своей работе.

Основные выводы

Реальная работа с персоналом для пропаганды безопасных условий очень важна и стоит на первом месте, но грамотно разработанные по охране труда на предприятии документация играет значимую роль.

И чтобы не пугаться в огромном перечне, нужно всего лишь сделать первый шаг к безопасности в организации, сохранить его себе и постепенно двигаться к поставленной цели.

После того как вся документация будет готова, неплохо бы сделать контрольный срез и проверить свою работу по проверочным листам и суммам штрафа, за любой из видов нарушений, для того чтобы грамотно подготовить работодателю служебку, если он вдруг не хочет выдавать бесплатные СИЗ.